Skip to content

Register Closure

Pengertian Registers Closure

Registers Closure adalah proses tutup kasir di toko yang akan membentuk journal sales di toko, meskipun penjualan toko sudah complete namun belum membentuk journal sales, untuk itu perlu melakukan registers closure.

Ada 2 type cara melakukan registers closure :

  1. Flexible/Anytime (Kapan saja)
  2. Monthly (Setiap sebulan sekali pada akhir bulan)

Semua sesuai dengan Standar Operasional Prosedur masing-masing perusahaan.

Role User

  • Role user yang bisa melakukan registers closure :
    • Company Administrator
    • Finance

Proses Register closure periode type flexible

Langkah ke-1

  1. Klik menu accounting
  2. Pilih monthly closing
  3. Lalu klik register closures
  4. Klik tombol +new register closure

Langkah ke-2

  1. Pilih toko
  2. Pilih periode open at-close at
  3. Jika sudah klik save register closure

Langkah ke-3

  1. Ketika status completed maka toko tersebut sudah melakukan register closures
  2. Klik tombol show untuk menampilkan register closure detail

Langkah ke-4

Saat ini sedang berada di halaman register closure detail

  1. Klik tab sales untuk melihat transaksi penjualan
  2. Menampilkan nomer transaksi, tanggal penjualan, nama customer dan amount transaksi

Langkah ke-5

Masih di halaman register closure detail

  1. Klik tab detail maka sistem akan menampilkan rincian atas penjualan selama periode
  2. New sales (exclude tax)
  3. Tax total (total tax)
  4. Discount (include tax)
  5. COGS (exclude tax)
  6. Metode pembayaran (include tax)

Registers closure secara otomatis membentuk invoice receivable

Invoice receivable registers closure adalah pengakuan penerimaan dana masuk dari pembayaran customer yang mengunakan debit dan kredit saja, di cocokan dengan rekening koran dari bank masing masing sehingga ketika pengakuan dana masuk dari bank tercatat di AR Payment.

Langkah ke-1

  1. Klik menu Finance
  2. Lalu pilih invoice Receivable

Langkah ke-2

  1. Pada halaman invoice receivable pilih toko
  2. Lalu klik tombol search
  3. Maka akan muncul invoice receivable yang terbentuk karena registers closures
  4. Invoice receivable terbentuk langsung dengan status Sent
  5. Total amount pada transaksi
  6. Dana yang masuk dari bank
  7. Tanggal transaksi
  8. Klik nomer dokument invoice receivable

Langkah ke-3

  1. Status invoice receivable Sent dan tidak bisa memilih account (default)
  2. Amount yang di diterima
  3. Invoice date sesuai dengan tanggal Transaksi
  4. Klik tombol receive payment, untuk melanjutkan ke AR Payment

Langkah ke-4

  1. Halaman New AR Payment
  2. Nomer dokumen AR Payment belum terbentuk oleh sistem
  3. Pilih tanggal sesuai dengan dana masuk di rekening koran
  4. Pembayaran dari bank (default sesuai transaksi)
  5. Pilih account mutasi
  6. Masukan nomer refrence dan notes (tidak wajib di isi)
  7. Masukan jumlah amount yang di terima pada kolom amount receivable
  8. Dan juga pada kolom payment, masukan jumlah amount yang di alokasikan
  9. Jika sudah klik save

Langkah ke-5

  1. Saat ini berada pada AR Payment draft
  2. Nomer dokumen AR Payment sudah terbentuk sistem ketika status draft
  3. Klik tombol approve payment

Langkah ke-6

  1. Lalu muncul konfirmasi approve payment
  2. Klik tombol cancel jika ingin kembali ke halaman sebelumnya
  3. Klik tombol Ok jika ingin mengakhiri AR Payment

Langkah ke-7

  1. AR Paymnet sudah approved
  2. Ketika AR Payment sudah approve maka terbentuk journalnya
  3. Kolom unpaid sudah kosong, artinya penerimaan dana sudah lunas
  4. Klik tombol <AR Payment untuk melihat halaman AR Payment yang sudah terbentuk nomer dokumen

Langkah ke-8

  1. Pada halaman AR Payment pilih toko
  2. Lalu klik tombol search
  3. Maka akan muncul Summary penerimaan pembayaran dan status AR Payment

Registers closure compare dengan report summary sales list

Langkah ke-1

  1. Klik menu report
  2. Pilih sales
  3. Lalu pilih store sales
  4. Selanjutnya klik summary sales list

Langkah ke-2

  1. Filter periode tanggal dan store setelah itu klik tombol show
  2. Maka akan muncul data penjualan sesuai dengan filter
  3. Kolom amount bisa di compare dengan register closure detail (Langkah ke-5 nomer 2)
  4. Kolom Tax bisa di compare dengan register closure detail (Langkah ke-5 nomer 3)
  5. Kolom Item Disc bisa di compare dengan register closure detail (Langkah ke-5 nomer 4)
  6. Kolom COGS bisa di compare dengan register closure detail (Langkah ke-5 nomer 5)
  7. Kolom Cash bisa di compare dengan register closure detail (Langkah ke-5 nomer 6)

Register closure di journal entries

Langkah ke-1

  1. Klik menu accounting
  2. Pilih journal entries
  3. Pilih periode
  4. Pilih business entity
  5. Klik tombol search
  6. Maka muncul journal register closure sesuai filter
  7. Klik nomer journal untuk melihat journal detail

Langkah ke-2

  1. Jurnal detail register closure
  2. Toko yang sudah melakukan register closure
  3. Tanggal buat dan update register closure
  4. Account yang terbentuk karena proses register closure

Questions & Answers

  • Q : Kapan waktu yang tepat melakukan register closure?

  • A : Malam setelah tutup toko atau bisa juga di hari esoknya

  • Q : Kenapa tidak bisa melakukan register closure di jam operational toko?

  • A : Ketika sudah melakukan register closure maka toko tersebut sudah tidak bisa melakukan transaksi penjualan

Comments