Skip to content

Pengertian AP Payment

AP Payment adalah dokumen pembayaran hutang kepada supplier yang dibuat berdasarkan purchase invoice yang sudah dikirimkan ke supplier.

Role User

  • Company Administrator (With permission access company workflow)
  • Finance (With permission access company workflow)

Sebelum membuat AP Payment atau pembayaran hutang usaha, ada baiknya kita memahami proses/ asal transaksi tersebut, AP Payment merupakan proses lanjutan dari purchase invoice dan invoice payable. Dengan demikian dalam proses pembuatan AP Payment ada 2 jenis yaitu:

  1. Proses AP Payment Berdasarkan Purchase Invoice
  2. Proses AP Payment Berdasarkan Invoice Payable

Proses AP Payment Berdasarkan Purchase Invoice

Proses pembuatan AP Payment berdasarkan purchase invoice merupakan proses yang berasal dari operasional perusahaan, dimana kalau melihat urutan dokumen, proses ini dimulai dari Purchase Order - Purchase Delivery - Purchase Invoice - AP Payment.

AP Payment Normal

Proses AP Payment normal dapat dikatakan sebagai proses AP Payment yang dilakukan per invoice dan langsung lunas. Berikut langkah-langkah pembuatan AP Payment.

Langkah ke-1

  1. Pilih modul Finance
  2. Kemudian klik AP Payments

Langkah ke-2

Perhatikan tampilan sistem, terlihat semua list AP Payment yang sudah dilakukan, pada list ini disediakan beberapa filter pencarian dokumen AP Payments yang sudah dilakukan.

Pilih New AP Payment

Perhatikan

AP Payment dapat juga dilakukan langsung dari halaman purchase invoice, dimana dengan membuka dokumen purchase invoicenya lalu pilih tombol add payment.

Klik add payment akan langsung mengakses form AP Payment.

Langkah ke-3

Berikut tampilan form AP Payment dimana akan dipanggil purchase invoice mana yang harus dibayarkan , pahamilah dengan detail form AP Payment sesuai dengan deskripsi berikut ini:

  1. Detail dokumen
    • Document No. → Nomor dokumen yang akan dibentuk sistem secara berurutan
    • Payment Date → Tanggal pembayaran, bisa back date maksimal tanggal purchase invoice
    • Pay To Supplier → Supplier yang harus dibayarkan
    • Payment Bank Account → Account bank/ account yang diakui sebagai penampung hutang usaha, account ini dapat diganti sesuai dengan SOP perusahaan
    • Reference No. → Input nomor reference (kode transfer atau nomor penting lainnya)
    • Note → Catatan singkat
    • Amount Paid → Nominal pembayaran
  2. Klik Get Purchase Invoice → Proses ini akan memanggil semua purchase invoice yang belum dibayar, pilihlah purchase invoice mana yang harus dibayar dan close purchase invoice yang belum ingin dibayarkan.
  3. Purchase Invoice sudah di pilih, isilah kolom Payment (Rp) sesuai dengan Amount Paid
  4. Detail pembayaran
    • Invoice Unpaid → Nominal hutang perusahaan
    • Invoice Payments → Nominal pembayaran invoice
    • Amount Paid → Nominal hutang yang sudah dibayarkan
    • Variance → Nilai selisih, nilai ini muncul ketika pembayaran invoice tidak sesuai.
  5. Pilih Save jika sudah selesai atau pilih Cancel untuk membatalkan transaksi.

Langkah ke-4

AP Payment sudah selesai dan berhasil dilakukan dalam bentuk draft dokumen, pada proses ini masih dimungkinkan untuk melakukan edit/ kembali ke proses sebelumnya.

  1. Pilih Approve Payment untuk menyelesaikan proses pembayaran hutang.
    • Cancel Payment → Membatalkan proses pembayaran dimana draft AP Payment akan di batalkan.
    • Print → Tombol paling kanan
  2. Memilih Edit pada proses ini akan mengembalikan dokumen ke proses sebelumnya dengan tujuan untuk melakukan perubahan.

Jika muncul pop up (notifikasi sistem) untuk memastikan proses approve, klik Ok

Langkah ke-5

AP Payment sudah di approve, artinya proses pembayaran hutang sudah selesai dan membentuk jurnal, proses ini akan mempengaruhi/ mengupdate invoice pada report AP Aging.

  • Berikut Detail Jurnal AP Payment sesuai dengan pembayaran yang sudah dilakukan.

Perhatikan

Cancel Payment yang sudah complete dapat dilakukan selama proses company period closure (tutup buku) belum dilakukan, dimana proses closing akan dihitung berdasarkan tanggal invoicenya.

Multiple Invoice dan Partial AP Payment

Proses AP Payment multiple dapat dikatan sebagai proses pembayaran hutang sekaligus pada beberapa invoice pada satu supplier. Berikut langkah cara melakukannya.

Langkah ke-1

  1. Pilih modul Finance
  2. Kemudian klik AP Payments

Langkah ke-2

Pilih New AP Payment

Langkah ke-3

Berikut tampilan form AP Payment dimana akan dipanggil beberapa purchase invoice untuk satu supplier yang akan dibayarkan , detail form AP Payment sama seperti diatas sebelumnya:

  1. Isilah detail dokumen AP Payment
  2. Klik Get Purchase Invoice
  3. Ada 3 Invoice pada supplier tersebut dan akan dibayarkan pada waktu yang sama dengan kondisi sebagai berikut:
    • Invoice pertama dibayar full
    • Infoice kedua dibayar full
    • Invoice ketiga dibayar sebahagian
  4. Perhatikan detail total pembayaran
  5. Save atau cancel transaksi

Perhatikan

Ilustrasi transaksi diatas menyimpulkan bahwa proses AP Payment dapat dilakukan secara gabungan dan pembayaran sebahagian.

Langkah ke-4

AP Payment sudah selesai dan berhasil dilakukan dalam bentuk draft dokumen, pada proses ini masih dimungkinkan untuk melakukan edit/ kembali ke proses sebelumnya.

  1. Pilih Approve Payment untuk menyelesaikan proses pembayaran hutang.
    • Cancel Payment → Membatalkan proses pembayaran dimana draft AP Payment akan di batalkan.
    • Print → Tombol paling kanan
  2. Memilih Edit pada proses ini akan mengembalikan dokumen ke proses sebelumnya dengan tujuan untuk melakukan perubahan.

Jika muncul pop up (notifikasi sistem) untuk memastikan proses approve, klik Ok

Langkah ke-5

AP Payment sudah di approve, artinya proses pembayaran hutang sudah selesai dan membentuk jurnal, proses ini akan mempengaruhi/ mengupdate invoice pada report AP Aging.

Proses AP Payment Berdasarkan Ivoice Payable

AP Payment berdasakan Invoice Payable merupakan invoice yang berasal dari transaksi diluar operasional perusahaan. Contohnya seperti pembayaran jaminan deposit dan lain - lain. Klik disini untuk melihat detail proses invoice payable. Kemudian untuk proses AP Payment transaksi tersebut dapat dilakukan dengan cara yang sama seperti diatas.

Comments