Skip to content

Pengertian Purchase Invoice

Purchase Invoice adalah form yang digunakan untuk mencatat hutang perusahaan atas barang yang telah supplier kirim ke Perusahaan.

Role User

  • Role user yang memberikan akses :

    • Company Administrator
  • Role user yang diberikan akses :

    • Company Administrator (With permission access company workflow)
    • Finance (With permission access company workflow)

Perhatikan

  • Purchase invoice membentuk journal

Proses Purchase Invoice

Cara melanjutkan purchase delivery ke proses purchase invoice :

Cek terlebih dahulu purchase delivery yang sudah berstatus delivered untuk di lanjutkan ke proses sales invoice.

Langkah ke-1

Klik Menu Inventory > Purchase Delivery

  1. Nomer dokumen purchase order
  2. Status purchase delivery received
  3. Purchase invoice masih kosong
  4. Klik nomer dokumen purchase delivery

Langkah ke-2

  1. Purchase delivery dengan status received
  2. Klik tombol created invoice untuk melanjutkan ke purchase invoice.

Langkah ke-3

  1. Halaman new purchase invoice dan belum terbentuk nomer dokumen purchase invoice
  2. Pilih nomer dokumen purchase delivery maka detail barang akan muncul
  3. Masukan nomer refrence (Wajib di isi, atau isi tanda strip jika tidak ada no refrence)
  4. Isi nomer tax (tidak wajib di isi)
  5. Masukan tanggal invoice (default tanggal dibuatnya dokumen) rules invoice date.
  6. Masukan batas hari waktu pembayaran (tidak wajib di isi, default data supplier)
  7. Masukan tanggal rencana pembayaran (tidak wajib di isi)
  8. Masukan notes sebagai pengingat (tidak wajib di isi)
  9. Jika sudah klik save

Langkah ke-4

  1. Saat ini purchase invoice di workflow draft.
  2. Nomer dokumen purchase invoice sudah terbentuk sistem.
  3. Klik tombol submit for approval, jika membutuhkan proses approval
  4. Jika tidak, bisa langsung klik tombol approve

Langkah ke-5

  1. Purchase invoice di workflow approved artinya proses purchase invoice sudah selesai
  2. Total amount purchase Invoice
  3. Journal purchase invoice sudah terbentuk sistem
  4. Klil tombol <Purchase Invoices untuk melihat halaman list semua purchase invoice

Langkah ke-6

Saat ini berada pada halaman list semua purchase invoice

  1. Tanggal dibuat purchase Invoice
  2. Tanggal invoice date yang di pilihan
  3. Tanggal batas akhir pembayaran (credit term days)

Langkah ke-7

Untuk melihat periode pelunasan hutang :

Klik Menu Finance > Report AP Aging

  1. Saat ini periode berada di posisi current (Pembuatan PI dan cek report di hari yang sama)
  2. Ketika cek ap payment besok maka periode akan pindah ke 1-30 dan seterusnya

Proses Purchase Invoice dengan 2 purchase delivery

Cara melanjutkan dua purchase delivery ke proses purchase invoice :

Cek terlebih dahulu purchase delivery yang sudah berstatus delivered untuk di lanjutkan ke proses sales invoice.

Langkah ke-1

Klik Menu Inventory > Purchase Delivery

  1. Nomer dokumen dari satu purchase order
  2. Status dua purchase delivery received
  3. Purchase invoice masih kosong
  4. Klik salah satu nomer dokumen purchase delivery

Langkah ke-2

  1. Purchase delivery dengan status received
  2. Klik tombol created invoice untuk melanjutkan ke purchase invoice.

Langkah ke-3

  1. Halaman new purchase invoice dan belum terbentuk nomer dokumen purchase invoice
  2. Masukan 2 nomer dokumen purchase delivery maka detail barang akan muncul
  3. Masukan nomer refrence (Wajib di isi, atau isi tanda strip jika tidak ada no refrence)
  4. Isi nomer tax (tidak wajib di isi)
  5. Masukan tanggal invoice (default tanggal dibuatnya dokumen) rules invoice date.
  6. Masukan batas hari waktu pembayaran (tidak wajib di isi, default data supplier)
  7. Masukan tanggal rencana pembayaran (tidak wajib di isi)
  8. Masukan notes sebagai pengingat (tidak wajib di isi)
  9. Jika sudah klik save

Langkah ke-4

  1. Saat ini purchase invoice di workflow draft.
  2. Nomer dokumen purchase invoice sudah terbentuk sistem.
  3. Klik tombol submit for approval, jika membutuhkan proses approval
  4. Jika tidak, bisa langsung klik tombol approve

Langkah ke-5

  1. Purchase invoice di workflow approved artinya proses purchase invoice sudah selesai
  2. Total amount purchase Invoice
  3. Journal purchase invoice sudah terbentuk sistem
  4. Klil tombol <Purchase Invoices untuk melihat halaman list semua purchase invoice

Langkah ke-6

Saat ini berada pada halaman list semua purchase invoice

  1. Tanggal dibuat purchase Invoice
  2. Tanggal invoice date yang di pilihan
  3. Tanggal batas akhir pembayaran (credit term days)

Langkah ke-7

Untuk melihat periode pelunasan hutang :

Klik Menu Finance > Report AP Aging

  1. Saat ini periode berada di posisi current (Pembuatan PI dan cek report di hari yang sama)
  2. Ketika cek ap payment besok maka periode akan pindah ke 1-30 dan seterusnya

Comments