Skip to content

Pengertian Sales Invoice

Sales Invoice adalah form yang digunakan untuk mencatat tagihan atas barang yang telah perusahaan kirim ke customer wholesale/grosir (sales delivery).

Role User

  • Role user yang memberikan akses :
  • Company Administrator

  • Role user yang diberikan akses :

    • Company Administrator (With permission access company workflow)
    • Finance (With permission access company workflow)

Perhatikan

  • Sales invoice membentuk journal

Proses Sales Invoice

Cara melanjutkan sales delivery ke proses sales invoice :

Cek terlebih dahulu sales delivery yang sudah berstatus delivered untuk di lanjutkan ke proses sales invoice.

Langkah ke-1

  1. Klik menu sales.
  2. Lalu klik sales delivery.

Langkah ke-2

  1. Cari sales delivery yang bersatus delivered
  2. Dan dokumen sales invoice belum terbentuk
  3. Selanjutnya klik nomer sales delivery tersebut.

Langkah ke-3

Akan masuk ke halaman sales delivery detail

  1. Sales delivery detail.
  2. Dengan status delivered.
  3. Klik tombol created invoice untuk melanjutkan ke sales invoice.

Langkah ke-4

  1. Saat ini sales invoice masih di new dokumen.
  2. Masukan nomer tax (wajib), jika tidak mengunakan nomer tax bisa mengunakan strip (-).
  3. Nomer dokumen sales invoice belum terbentuk.
  4. Klik kolom sales deliveries maka akan muncul nomer dokumen sales delivery, lalu pilih dokumen tersebut.
  5. Maka akan muncul detail sales delivery.
  6. Pilih tanggal invoice date.
  7. Jika sudah klik tombol save.

Langkah ke-5

  1. Saat ini sales invoice di workflow draft.
  2. Nomer dokumen sales invoice sudah terbentuk sistem.
  3. Tanggal invoice date
  4. Journal belum terbentuk pada saat sales invoice status draft.
  5. Klik Edit jika ada data yang ingin di ubah.
  6. Klik Approved Invoice untuk approved sales invoice, pada status approved tidak membentuk journal.

Langkah ke-6

  1. Saat ini sales invoice di workflow approved.
  2. Klik Send Invoice untuk mengakhiri proses sales invoice.

Langkah ke-7

  1. Proses sales invoice sudah selesai pada status Sent.
  2. Pada status sent maka journal sales invoice terbentuk.
  3. Nomer sales invoice
  4. Klik tombol <Sales Invoices untuk melihat daftar sales invoice yang sudah ada.

Langkah ke-8

  • Akan muncul daftar list sales invoice.

Edit Sales Invoice

Perhatikan

  • Sales invoice hanya bisa di edit saat workflow draft saja.

Cara edit sales invoice :

Langkah ke-1

  • Lihat halaman list sales invoice.
  • Lalu cari sales invoice dengan status draft, selanjutnya klik nomer dokumen sales invoice.

Langkah ke-2

  1. Saat ini sales invoice di workflow draft.
  2. Untuk merubah data klik tombol edit.

Cancel Sales Invoice

Perhatikan

  • Sales invoice hanya bisa di cancel saat workflow draft saja,

  • Dan sales invoice akan kembali ke sales delivery workflow delivered, klik tombol create invoice untuk membuat dokumen sales invoice baru

Cara cancel sales invoice :

Langkah ke-1

  • Lihat halaman list sales invoice.
  • Lalu cari sales invoice dengan status draft, selanjutnya klik nomer dokumen sales invoice.

Langkah ke-2

  1. Sales invoice workflow draft.
  2. Nomer dokumen sales invoice.
  3. Nomer dokumen sales order.
  4. Lalu klik tombol Cancel Invoice.

Langkah ke-3

  1. Setelah sales invoice di cancel, maka akan kembali ke halaman sales order.
  2. Klik tab Deliveries/Invoices/Returns untuk menampilkan halaman sales delivery, invoice dan return dalam satu tampilan.

Langkah ke-4

  • Klik nomer dokumen sales delivery

Langkah ke-5

  1. Maka sistem akan menampilkan halaman detail sales delivery dengan Workflow Delivered
  2. Klik tombol Create invoice untuk membuat dokumen baru sales invoice dengan nomer dokumen yang berbeda.

Questions & Answers

  • Q : Kenapa sales invoice ketika di cancel menghilang dan tidak menampilkan status cancel pada list sales invoice?

  • A : Karena sales invoice sebagai dokumen penagihan atas barang yang sudah di kirim dan di terima customer (sales delivery), berbeda dengan sales order yang belum ada pengiriman barang ke customer.

Reset Sales Invoice

Perhatikan

  • Sales invoice hanya bisa di reset pada saat workflow approved

  • Workflow approved pada sales invoice adalah proses dimana dibutuhkan persetujuan dari pihak terkait atas sales invoice sebelum di kirim ke customer, pada proses ini jika sales invoice di reset maka workflow akan mundur satu tahap ke workflow draft.

Cara reset sales invoice :

Langkah ke-1

  • Lihat halaman list sales invoice.
  • Lalu cari sales invoice dengan status approved, selanjutnya klik nomer dokumen sales invoice tersebut.

Langkah ke-2

  1. Maka sistem akan menampilkan halaman detail sales invoice dengan workflow approved
  2. Klik tombol Reset untuk membuat dokumen kembali ke draft.

Langkah ke-3

  1. Sales invoice sudah kembali ke workflow draft
  2. Artinya sales invoice bisa di edit, klik tombol edit untuk merubah data.

Question & Answer

  • Q : Apa perbedaan sales invoice workflow approved dan sent?

  • A : Secara tampilan tidak ada yang berubah, hanya saja sales invoice workflow sent membentuk journal sedangkan approved tidak membentuk journal.

  • Q : Lalu kenapa perlu ada workflow approved, padahal proses dari draft bisa langsung ke sent?

  • A : Workflow apporved ini berguna untuk perusahaan yang membutuhkan approval pihak terkait, sebelum invoice dikirim ke customer.

Comments