Skip to content

Pengertian Purchase Delivery

Purchase Delivery adalah dokumen lanjutan dari purchase order, proses dimana barang yang di kirim supplier di terima gudang lalu di input sesuai dengan qty fisik barang yang datang.

Role User

  • Role user yang memberikan akses :

    • Company Administrator
  • Role user yang diberikan akses :

    • Company Administrator (With permission access company workflow)
    • Operation (With permission access company workflow)

Perhatikan

  • Purchase Delivery membentuk journal

Proses penerimaan barang

Ada 2 proses dalam penerimaan barang :

  1. Qty barang datang sesuai dengan qty purchase order
  2. Qty barang datang kurang dari qty purchase order. (received partial)

1. Qty barang datang sesuai dengan qty purchase order.

Proses Purchase Delivery

Cara melanjutkan purchase order ke proses purchase delivery :

Cek terlebih dahulu purchase order yang sudah berstatus sent untuk di lanjutkan ke proses purchase delivery.

Langkah ke-1

  1. Klik menu inventory.
  2. Lalu klik purchase order.

Langkah ke-2

  1. Masukan nomer purchase order yang ingin di lanjutkan ke purchase delivery.
  2. Jika sudah klik tombol Search.
  3. Status purchase order sent.
  4. Selanjutnya klik nomer purchase order tersebut.

Langkah ke-3

Akan masuk ke halaman purchase order detail yang di input tadi

  1. Purchase order detail.
  2. Dengan status sent.
  3. Klik tombol received delivery untuk melanjutkan ke purchase delivery.

Langkah ke-4

  1. Saat ini purchase delivery masih di new dokumen.
  2. Nomer dokumen purchase delivery belum terbentuk.
  3. Purchase delivery akan mengacu pada purchase order yang sudah ada.
  4. Qty purchase order.
  5. Konfirmasi qty barang yang akan di terima.
  6. Jika sudah klik tombol save.

Langkah ke-5

  1. Saat ini purchase delivery di workflow Draft.
  2. Nomer dokumen purchase delivery sudah terbentuk sistem.
  3. Journal belum terbentuk pada saat purchase delivery status draft.
  4. Klik Edit jika ada data yang ingin di ubah.
  5. Klik Cancel jika ingin membatalkan purchase delivery.
  6. Klik Confirm Received untuk mengakhiri pembuatan purchase delivery.

Langkah ke-6

  1. Lalu muncul Konfirmasi received.
  2. Klik tombol Cancel jika ingin kembali ke halaman sebelumnya.
  3. Klik tombol Ok jika ingin mengakhiri purchase delivery.

Langkah ke-7

  1. Saat ini purchase delivery sudah di workflow received artinya pembuatan purchase delivery sudah selesai.
  2. Journal purchase delivery sudah terbentuk dan bisa dilihat pada menu accounting journal entries dengan pilihan bussiness entity company.
  3. Klik <Purchase Deliveries untuk melihat halaman list purchase delivery yang sudah terbentuk dokumen.

Langkah ke-8

  1. Halaman purchase delivery yang sudah terbentuk dokumen.
  2. Nomer purchase order
  3. Berkaitan dengan purchase delivery
  4. Sedangkan purchase invoice belum terbentuk dokumen.

Edit Purchase Delivery

Perhatikan

Purchase delivery hanya bisa di edit saat workflow draft saja.

Langkah ke-1

  1. Purchase delivery dengan status draft.
  2. Lalu klik tombol edit untuk merubah data purchase delivery.

Langkah ke-2

Apa saja yang bisa di edit pada purchase delivery draft ?

  1. Menambahkan/merubah refrence number.
  2. Menambahkan/merubah Notes.
  3. Menganti qty barang yang diterima (Lebih kecil dari qty order).
  4. Jika sudah klik save, lanjutkan hingga proses purchase delivery received.

Langkah ke-3

  • Maka akan muncul perubahan pada halaman purchase delivery draft.

Cancel Purchase Delivery

Perhatikan

Purchase delivery hanya bisa di cancel saat workflow draft saja dan akan kembali ke purchase order sent

Langkah ke-1

  1. Purchase delivery workflow draft.
  2. Lalu klik tombol cancel received untuk cancel penerimaan barang.

Langkah ke-2

  1. Lalu muncul Konfirmasi cancel receive.
  2. Klik tombol Cancel jika ingin kembali ke halaman sebelumnya.
  3. Klik tombol Ok maka purchase delivery akan kembali ke purchase order sent.

Langkah ke-3

  1. Saat ini purchase delivery berubah menjadi purchase order ketika di cancel.
  2. Klik tombol cancel purchase order maka purchase order berstatus cancel.
  3. Klik tombol received delivery maka sistem akan melajutkan ke dokumen purchase delivery yang baru dengan nomer purchase delivery yang berbeda.

2. Qty barang datang kurang dari qty purchase order. (received partial)

Pada poin 2 dimana qty barang yang datang tidak sesuai dengan qty barang saat order, maka ini akan tercatat secara otomatis sebagai received partial.

Pada received partial juga di bagi menjadi 2 proses :

  1. Received partial close purchase order (tidak menunggu susalan datang barang)

    Hanya membentuk 1 purchase delivery

Proses Purchase Delivery Partial Close

Langkah ke-1

  1. Saat ini purchase delivery masih di new dokumen.
  2. Nomer dokumen purchase delivery belum terbentuk.
  3. Purchase delivery akan mengacu pada purchase order yang sudah ada.
  4. Qty purchase order.
  5. Konfirmasi qty barang yang akan di terima.
  6. Qty barang yang datang kurang dari qty orderan.
  7. Jika sudah klik tombol save.

Langkah ke-2

  1. Saat ini purchase delivery di workflow Draft.
  2. Nomer dokumen purchase delivery sudah terbentuk sistem.
  3. Journal belum terbentuk pada saat purchase delivery status draft.
  4. Qty barang yang datang tidak sesuai dengan orderan.
  5. Klik Confirm Received untuk mengakhiri pembuatan purchase delivery.

Langkah ke-3

  1. Lalu muncul Konfirmasi received.
  2. Klik tombol Cancel jika ingin kembali ke halaman sebelumnya.
  3. Klik tombol Ok jika ingin mengakhiri purchase delivery.

Langkah ke-4

  1. Saat ini purchase delivery sudah di workflow received.
  2. Karena dalam penerimaan barang datang tidak sesuai dengan orderan maka secara otomatis sistem menganggap partial received
  3. Journal purchase delivery sudah terbentuk.
  4. Klik nomer purchase order maka sistem akan menampilkan detail purchase order.

Langkah ke-5

  1. Saat ini berada pada purchase order dengan status warehouse partial received.
  2. Sistem menampilkan qty purchase order dan purchase delivery, karena tidak sesuai maka qty purchase delivery berwarna merah.
  3. Karena tidak melanjutkan pengiriman barang atas sisa barang yang kurang maka proses close delivery harus di lakukan agar status partial received close (membentuk satu purchase delivery saja), untuk itu klik tombol close purchase order.

Perhatikan

Status warehouse partial received hanya muncul ketika qty PO tidak sesuai dengan qty PD.

Langkah ke-6

  1. Lalu muncul Konfirmasi close purchase order.
  2. Klik tombol Cancel jika ingin kembali ke halaman sebelumnya.
  3. Klik tombol Ok maka purchase order tidak akan menampilkan tombol received delivery lagi.

Langkah ke-7

  1. Purchase order sudah close.
  2. Klik tombol <Purchase Order untuk melihat halaman purchase order.

Langkah ke-8

Saat ini berada pada halaman purchase order

  1. Nomer dokumen purchase order yang berkaitan dengan purchase delivery yang sebelumnya.
  2. Status received partial.
  3. Hanya membentuk satu purchase delivery.
  4. Dan purchase order sudah closed.
  1. Received partial open purchase order (menunggu datang barang yang kurang)

    Membentuk lebih dari 1 purchase delivery

Proses Purchase Delivery Partial Open

Langkah ke-1

  1. Saat ini purchase delivery masih di new dokumen.
  2. Nomer dokumen purchase delivery belum terbentuk.
  3. Purchase delivery akan mengacu pada purchase order yang sudah ada.
  4. Qty purchase order.
  5. Konfirmasi qty barang yang akan di terima.
  6. Qty barang yang datang kurang dari qty orderan.
  7. Jika sudah klik tombol save.

Langkah ke-2

  1. Saat ini purchase delivery di workflow Draft.
  2. Nomer dokumen purchase delivery sudah terbentuk sistem.
  3. Journal belum terbentuk pada saat purchase delivery status draft.
  4. Qty barang yang datang tidak sesuai dengan orderan.
  5. Klik Confirm Received untuk mengakhiri pembuatan purchase delivery.

Langkah ke-3

  1. Lalu muncul Konfirmasi received.
  2. Klik tombol Cancel jika ingin kembali ke halaman sebelumnya.
  3. Klik tombol Ok jika ingin mengakhiri purchase delivery.

Langkah ke-4

  1. Saat ini purchase delivery sudah di workflow received.
  2. Karena dalam penerimaan barang datang tidak sesuai dengan orderan maka secara otomatis sistem menganggap partial received
  3. Journal purchase delivery sudah terbentuk.
  4. Klik nomer purchase order maka sistem akan menampilkan detail purchase order.

Langkah ke-5

  1. Saat ini berada pada purchase order dengan status warehouse partial received.
  2. Sistem menampilkan qty purchase order dan purchase delivery, karena tidak sesuai maka qty purchase delivery berwarna merah.
  3. Karena ingin kekurangan barang tetap di kirim, maka ketika barang tersebut datang klik tombol received delivery (ini akan jadi purchase delivery ke-2 dari purchase order yang sama).

Perhatikan

Status warehouse partial received hanya muncul ketika qty PO tidak sesuai dengan qty PD.

Langkah ke-6

Proses sama seperti penerimaan new purchase delivery yang pertama.

  1. Saat ini purchase delivery masih di new dokumen.
  2. Nomer dokumen purchase delivery yang ke-2 belum terbentuk.
  3. Purchase delivery ke-2 akan mengacu pada purchase order yang sama dengan sebelumnya.
  4. Qty purchase order dan Qty purchase delivery yang pertama.
  5. Konfirmasi qty barang pada purchase delivery ke-2 yang di terima.
  6. Jika sudah klik tombol save.

Langkah ke-7

  1. Saat ini purchase delivery ke-2 di workflow Draft.
  2. Nomer dokumen purchase delivery ke-2 sudah terbentuk sistem.
  3. Journal belum terbentuk pada saat purchase delivery status draft.
  4. Qty barang yang datang.
  5. Klik Confirm Received untuk mengakhiri pembuatan purchase delivery ke-2.

Langkah ke-8

  1. Saat ini purchase delivery ke-2 sudah di workflow received.
  2. Journal purchase delivery ke-2 sudah terbentuk.
  3. Klik nomer purchase order maka sistem akan menampilkan detail purchase order yang sama.

Langkah ke-9

  1. Saat ini berada pada purchase order dengan status warehouse received.
  2. Sistem menampilkan qty purchase order dan total qty dari purchase delivery pertama dan kedua.
  3. Purchase order closed (sudah final).
  4. Klik tab Deliveries/Invoices/Returns.

Langkah ke-10

  1. Maka akan summary sales delivery.
  2. Menampilkan 2 purchase delivery.
  3. Juga menampilkan 2 journal dari purchase delivery yang beda.
  4. Tombol create invoice untuk masing masing purchase delivery.
  5. Klik tombol <purchase order untuk melihat list purchase orders

Langkah ke-11

Saat ini berada pada halaman purchase order

  1. Nomer dokumen purchase order yang berkaitan dengan purchase delivery yang sebelumnya.
  2. Status received.
  3. Membentuk dua purchase delivery.
  4. Dan purchase order sudah closed.

Comments