Skip to content

Purchase Request

Pengertian

Purchase Request sering disebut dengan Purchase Requisition (permintaan pembelian), namun jika diartikan secara harfiah Purchase Request merupakan formulir/dokumen untuk internal perusahaan, yang berfungsi untuk mencatat permintaan pembelian barang kepada bagian purchasing (pembelian). Pencatatan Purchase Request pada sistem Turboly merupakan proses pertama pada Inventory namun pada sebahagian perusahaan proses Purchase Request sengaja dilewatkan karena tidak digunakan. Proses Purchase Request belum mempengaruhi posisi keuangan.

Berikut langkah - langkah dalam membuat Purchase Request:

Langkah ke-1

  1. Pilih modul Inventory
  2. Kemudian pilih menu Purchase Requests
                           

Langkah ke-2

Berikut tampilan list Purchase Request dimana akan ditampilkan semua list permintaan barang yang sudah pernah dilakukan, status dokumen/formulir sudah dilengkapi pada list, sehingga pencarian data dapat lebih mudah. Percarian dokumen juga dapat dimudahkan dengan menggunakan filter yang sudah disediakan.

Pilihlah New Purchase Request untuk membuat formulir/dokumen permohonan pembelian barang.

                           

Langkah ke-3

Berikut tampilan formulir Purchase Request, perhatikan penjelasan sesuai gambar.

  1. Pilih Add Product untuk menambahkan produk ke form.
  2. Details Produk/Item:
    • Warehouse Qyt → Jumlah barang di gudang.
    • Order Qty → Jumlah barang yang ingin dibeli.
    • Supply Price (IDR) Inc Tax → Harga barang dalam Rupiah termasuk pajak.
    • Discount → Diskon barang (Optional).
    • Final Price (IDR) Inc Tax → Harga dalam Rupiah terakhir barang termasuk pajak.
    • Amount (IDR) Inc Tax → Total harga barang termasuk pajak dalam Rupiah di kali jumlah barang.
    • Tanda Silang (X) → Klik tanda silang untuk menghapus barang/item dari formulir
  3. Pilih Save untuk menyimpan formulir pembelian dalam bentuk Draft atau dapat di batalkan dengan memilih Cancel
                           

Langkah ke-4

Perhatikan formulir sudah terbentuk dalam bentuk Draft (dokumen masih belum diakui dan masih dapat di edit).

Pilih Confirm Purchase Request jika jika data pada formulir sudah benar (final), mohon dipastikan untuk menghindari kesalahan, karena dokumen ini merupakan dokumen patokan untuk dokumen - dokumen berikutnya.

  • Print → Print dokumen
  • Cancel Purchase Request → Membatalkan Dokumen
  • Edit → Edit dokumen
                           

Langkah ke-5

Perhatikan proses Purchase Request sudah di konfirmasi, artinya dokumen ini sudah final dan akan diajukan ke bagian pembelian untuk mendapatkan persetujauan Approval.

Pilih Approve Purchase Request jika dokumen disetujui bagian pembelian atau jika tidak disetujui dapat dipilih Cancel Purchase Request.

  • Tab Details → Ditampilkan keterangan dokumen.

                           

  • Tab Orders → Ditampilkan perbandingan barang yang akan di order dengan yang di request.
                           

Langkah ke-6

Perhatikan proses Purchase Request sudah Approve, pada tap Order tidak ada perbedaan dari proses sebelumnya karena dokumen belum selesai, dokumen dikatakan selesai jika Purchase Order sudah dikirim (Sent).

  • Tab Details

                           

  • Tab Orders

                           

Langkah ke-7

Setelah Purchase Request sudah di Approve maka sistem akan otomatis membentuk Draft Purchase Order, perhatikan tampilan berikut membuktikan bahwa proses Purchase Request merupakan proses yang berkesinambungan dengan Purchase Order

Pilih Sent Purchase Order untuk menyelesaikan proses Purchase Order, atau klik disini untuk melihat detail prosesnya.

                           

Berikut tampilan Purchase Order setelah selesai, artinya proses Purchase Request sudah selesai.

                           

Langkah ke-8

Perhatikan kembali proses Purchase Request pada tap Order, Purchase Order sudah berubah status sehingga proses Purchase Order sudah selesai.

                           

Formulir Purchase Request sudah selesai, dimana ada satu Purchase Request yang sudah di Approve untuk pembelian barang, proses berikutnya dapat dilanjutkan samapai AP Payment pada tutorial berikutnya di Workflow Inventory.

Comments