Skip to content

Purchase Return

Pengertian

Purchase Return merupakan dokumen yang digunakan sebuah perusahaan (pembeli) untuk return pembelian barang kepada penjual (supplier) karena barang tidak sesuai dengan kesepakatan. Proses ini berlaku pada company workflow (inventory HO/gudang).

Cara Melakukan Purchase Return

Perhatian

Sebelum melakukan purchase return, pastikan transaksi tersebut sudah selesai pada proses purchase invoice, karena sistem akan membaca dokumen tersebut sebagai patokan dokumen untuk return.

Langkah ke-1

  1. Pilih modul inventory
  2. Lalu pilih warehouse
  3. Kemudian klik tab new purchase return/claim
                           

Langkah ke-2

Berikut tampilan form return:

  1. Detail dokumen
    • Ref Code → Nomor retur yang akan dibentuk sistem
    • Reference number → Nomor Reference
    • Return Type → Jenis transaksi retur
    • From Warehouse → Gudang yang melakukan retur
    • Invoice → Nomor invoice yang di return
    • Note → Catatan
  2. Amounts
    • Sub Total → Total nilai retur
    • Discount → Input jumlah diskon jika ada
    • Tak → Nilai Pajak
    • Total → Jumlah total
  3. Save jika dokumen sudah benar dan Cancel untuk membatalkan.
                           

Qty bisa di edit sesuai kondisi lapangan, dimana maksimal qty adalah maksimal qty yang sudah ada pada invoice dan dibandinkan dengan qyt barang si warehouse

                           

Langkah ke-3

Proses Edit dan Cancel Purchase Return

  1. Klik Send to Supplier → Dokumen sudah benar dan barang siap untuk dikirim ke supplier.
    • Print → Tombol printout Dokumen
    • Cancal → Membatalkan dokumen (status cancel)
  2. Edit → Melakukan perubahan jika diperlukan (kembali kehalaman sebelumnya/saat create)
                           

Sistem memastikan, klik ok atau pilih cancel untuk kembali kehalaman sebelumnya.

                           

Langkah ke-4

Pilih Approve/Confirm → Barang dikirim di approve sesuai SOP

                           

Langkah ke-5

Barang sudah sampai di Supplier:

  1. Pengecekan qty barang → Barang tidak boleh melebihi yang sudah dikirim dari gudang (sistem block) dan jika lebih kecil, berarti ada kehilangan barang, silahkan lakukan pengecekan sesuai SOP.
  2. Save untuk menyimpan hasil pengecekan atau pilih cancel untuk kembali kehalaman sebelumnya.
                           

Sistem memastikan, klik ok atau pilih cancel untuk kembali kehalaman sebelumnya.

                           

Langkah ke-6

Return sudah berhasil, artinya barang sudah behasil dikirim ke supplier sesuai dekumen yang sudah terbentuk, sistem akan membentuk jurnal sesuai dokumen tersebut.

                           

Penting

Proses pengembalian barang sudah selesai dilakukan, tetapi pada AP Aging (Finance), hutang masih muncul senilai Purchase Invoice yang sudah dibentuk, karena barang sudah diturn sebahagian, maka barang return sudah tidak perlu dibayar lagi dan AP Aging (Finance) harus segera di update dengan cara melawankan Purchase Invoice dengan Purchase Return, sehingga Report AP Kredit yang awalnya Unallocated menjadi Allocated.

Proses Purchase Invoice VS Purchase Return

Langkah ke-1

Melawankan proses tersebut dilakukan pada proses Payment, sehingga kita dapat langsung memilih/klik Purchase Incoice saja.

  1. Pilih Finance
  2. Lalu pilih Company Purchase Invoice
  3. Kemudian Klik Invoicenya

Langkah ke-2

Klik Make Payment

Langkah ke-3

  1. Detail dokumen
    • Document No → Nomor dokumen
    • Payment Date → Tanggal pembayaran
    • Business Entity → pembeli
    • Payment Bank Account → Account penerima pembayaran
    • Reference No, Bank Details, Notes → Di isi sesuai kebutuhan
    • Amount Paid → Nilai rupiah real, dikosongkan
  2. Klik Get Purchase Invoice untuk memanggil dokumen Purchas Return (akan muncul semua Invoice dan Purchase Return untuk supplier yang dipilih), Hapus yang tidak dibutuhkan, tinggalkan 1 (satu) Purchase Invoice dan 1 (satu) Purchase Return untuk dilawankan sesuai deskripsi diatas.
  3. Isi sesuai jumlah nomilah Purchase Return
  4. Save jika dokumen sudah benar dan Cancel untuk membatalkan.

Langkah ke-4

Proses Edit Purchase Invoice VS Purchase Return

Proses payment sudah draft (masih bisa dilakukan edit) jika ada perubahan dengan cara klik edit.

Klik Approve Payment

Sistem memastikan, klik ok atau pilih cancel untuk kembali kehalaman sebelumnya.

Langkah ke-5

Perhatikan proses terakhir bahwa proses payment sudah berhasil.

Tambahan Penjelasan (Finance)

Hasil dari proses diatas pada Finance:

  1. Report AP Kredit sudah update (Allocated)
  1. AP Aging sudah sesuai dengan tagihan setelah return (cek pada Invoicenya)

Proses cancel AP Payment dapat dilakukan jika ada perubahan lagi dan selama belum Company Closure dengan cara klik Cancel lalu Reset AP Payment

Comments