Skip to content

Warehouse Opname

Pengertian Warehouse Opname

Warehouse Opname adalah istilah lain dari perhitungan fisik persediaan. Tujuan diadakan warehouse opname adalah untuk mengetahui kebenaran catatan dalam pembukuan dengan inventory fisik, dengan diadakannya warehouse opname maka akan diketahui apakah catatan dalam pembukuan persediaan benar atau tidak, jika ternyata ada selisih antara persediaan dengan catatan pada pembukuan, kemungkinan ada transaksi yang belum tercatat, atau bahkan ada kecurangan yang berkaitan dengan persediaan.

Proses Pembuatan Warehouse Opname

Sesuai dengan penjelasan singkat diatas bahwa pencatatan sistem harus sama dengan persediaan fisik, untuk itu perhatikanlah langkah -langkah berikut untuk melakukannya di sistem.

Langkah ke-1

  1. Pilih modul Inventory
  2. Lalu pilih Warehouse Opname

Langkah ke-2

Berikut tampilan list semua Warehouse Opname, pada halaman ini kita dapat melakukan pencarian dokumen warehouse opname yang sudah pernah dilakukan dengan status complete, approve dan draft.

Klik New Warehouse Opname

Langkah ke-3

Berikut form warehouse opname, perhatikanlah detail form sesuai keterangan berikut sebelum melakukannya.

  1. Detail dokumen
    • Warehouse → Pilih gudang yang akan di Opname
    • Ref Code → Nomor dokumen yang akan dibentuk sistem untuk warehouse Opname
    • Compleate at → Tanggal pembuatan warehouse opname
    • Notes → Catatan penting (singkat)
  2. Metode Pertama, Auto Fill → Sistem akan memanggil semua barang dengan kondisi berikut:
    • Berdasarkan type (default semua produk)
    • Berdasarkan brand (default semua brand)
    • Tampilkan stock kosong → Menambahkan kondisi, apakah produk kosong akan dipanggil atau tidak (default yes), dengan range hari dapat ditentukan (default 90 hari).
  3. Metode Kedua, Add Product→ Menambah produk ke form secara satu per satu, klik add product dan masukkan nama atau SKU yang akan di opname, ini merupakan cara yang paling umum dilakukan.
  4. Detail Product → Produk yang sudah masuk ke form opname
    • Counted Qty → Isilah jumlah produk yang sudah di opname/ sesuai fisik di gudang
    • Tanda Silang "X" → Digunakan untuk menghapus produk dari form.
  5. Metode Ketiga, Import → Menambah produk ke form dengan cara import, umumnya digunakan ketika produk dalam jumlah besar, format file sudah disediakan di sistem sehingga dapat di download lalu diolah, kemuadian diuppload kembali ke sistem. Untuk metode ini akan kita bahas lebih lanjut pada pembahasan berikutnya.
    • Example File → Format file yang akan di isi
    • Upload Warehouse Stock Opname
  6. Print Blank Form → Merupakan dokumen printout yang dapat digunakan sebagai panduan untuk cheklist barang digudang, dimana dengan print, sistem akan memberikan keterangan jumlah barang yang saat ini ada di sistem.

  7. Setelah selesai memahami dan memilih salah satu metode input maka klik save untuk melanjutkan proses atau cancel untuk membatalakan proses.

Tampilan Printout Blank Form

Langkah ke-4

Berikut tampilan proses opname dalam bentuk draft, pada tahap ini masih dapat dilakukan edit.

  1. Details → Detail warehouse opname
  2. Products → List produk yang di opname
  3. Edit → Mengembalikan form ke halaman sebelumnya dimana kita dapat melakukan perubahan kembali.
  4. Pilih Complete Warehouse Stock
    • Print Blank Form → Printout dokumen warehouse Opname
    • Cancel Warehouse Stock → Membatalkan proses opname
  5. Export File → Mendownload data produk ke dalam bentuk Excel
    • Show All → Menampilkan semua produk termasuk yang jumlahnya sama antara sistem dengan yang sudah di opname
    • Show Difference → Hanya menampilkan produk yang jumlahnya berbeda antara sistem dengan yang sudah di opname

Langkah ke-5

Warehouse opname sudah complete artinya data opname sudah benar. Klik Approve Warehouse Stock

Langkah ke-6

Pada proses ini akan dilakukan cross check kembali Qty barang yang sudah di opname, ini merupakan pengecekan terakhir dimana biaya hasil opname dapat diarahkan ke account biaya yang di inginkan, perhatikanlah detailnya sesuai keterangan berikut:

  1. Bandingkanlah jumlah sistem (System Qty) dengan jumlah fisik/ hasil opname (counted Qty), lalu apprope perbedaannya (approve difference). Perlu diperhatikan bahwa jumlah yang diakui adalah Jumlah fisik yang sudah di approve, jadi maksimal jumlah yang dapat diapprove adalah maksimal jumlah fisik (Counted Qty) adan minimal adalah jumlah sistem (Qty System), hal ini diperlukan ketika ada kesalahan perhitungan fisik.
  2. Pilih Approve atau cancel untuk membatalkan.

Sistem akan memastikan kembali untuk approve warehouse opname, jika sudah final klik Ok pada pop up yang muncul.

Langkah ke-7

Proses warehouse opname sudah selesai, perhatikanlah detail produk yang sudah di approve pada tap product

Langkah ke-8

Perhatikanlah warehouse opname tersebut pada list stok opname, artinya saat ini akan ada tambahan 1 stock opname yang sudah approve di sistem.

Comments