Skip to content

Stock Order (Direct Delivery)

Pengertian

Stock Order (Direct Delivery) merupakan proses permintaan barang yang dilakukan langsung dari Toko (Store) ke Pemasok Supplier. Proses Stock Order (Direct Delivery) tidak jauh berbeda dengan proses Purchase Order, perbedaannya adalah prosesnya dilakukan dari toko.

Berikut langkah - langkah proses Stock Order (Direct Delivery)

Langkah ke-1

  1. Pilih modul Inventory
  2. Lalu klik Stock Order (Direct Delivery)
                           

Langkah ke-2

Klik New Stock Order (DD)

                           

Langkah ke-3

Berikut tampilan pada form stock order (DD), perlu dipahami untuk pertama kali karena dokumen berikut merupakan dokumen dasar/awal yang nantinya data - data akan terus digunakan sampai barang diterima dan dibayarkan:

  1. Workflow → Proses stock order (DD)
  2. Identitas dokumen:
    • From Supplier → Supplier yang dituju
    • Deliver To → Toko yang membeli barang
    • Document No → Nomor dokumen yang akan dibentuk oleh sistem
    • Due At → Sebagai catatan kepada orang gudang bahwa barang harus dikirim paling lambat pada tanggal yang diinginkan
    • Note → Catatan penting tambahan
  3. Input Order Pada form stock order (DD) disediakan 4 cara input data barang yang akan di order, hal ini utnuk memudahkan user jika jumlah barang sangat banyak atau ada SOP tertentu pada perusahaan, berikut penjelasan singkatnya:
    • Example Order File - Upload Order → merupakan fungsi yang berhubungan, dimana input data order dilakukan dengan mempersiapkan data dengan format excel lalu akan di upload ke sistem.
    • Add Item (Low Stock) merupakan fungsi yang digunakan untuk input order barang dilakukan oleh sistem, untuk mengaktifkan fungsi ini, maka stock minimum toko harus di setting terlebih dahulu.
    • Add item (SOQ) merupakan fungsi input order barang dengan memperhitungkan pola penjualan tiap product, fungsi ini akan dibahas lebih lanjut pada tutorial berikutnya.
  4. Pilih Add Product → Menambahkan product pada form dengan manual satu persatu
    • Store Qty → Jumlah stock barang yang ada ditoko
    • Order Qty → Jumlah barang yang di Order
    • Supply Price/Amount → Harga barang
  5. Pilih Save jika orderan sudah benar dan Cancel jika ingin membatalkan orderan/ form akan dihapus.
                           

Langkah ke-4

Pada langkah berikut proses/workflow sudah Draft, pada proses ini dokumen masih bisa di edit ataupun di cancel.

Proses Edit Stock Order Direct Delivery

  1. Workflow → Proses stock order (DD) sudah Draft
  2. Confirm / Cancel OrderConfirm Order jika sudah benar, Cancel Order jika ingin membatalkan orderan.
  3. Export → Klik Export untuk mengambil hasil orderan dalam bentuk Excel
  4. Pilih Edit jika ingin melakukan perubahan pada orderan
  5. Tombol untuk kembali ke list Stock Order
                           

Langkah ke-5

  1. Workflow stock order (DD) sudah confirmed artinya dokumen order sudah dianggap benar dan selesai secara internal
  2. Klik Place Order With Supplier → konfirmasi kepada HO/ Gudang tetang orderan yang dilakukan toko, dibutuhkan approval dokumen untuk dapat melakukan proses berikutnya.

    • Print → Printout dokumen stock order
    • Cancel Order → Membatalkan orderan dengan status Cancel

                               

Perhatikan

Cancel stock order pada proses ini akan membatalkan orderan dengan status cancel, dokumen ini masih dapat digunakan kembali dengan mereset dokumen tersebut, perhatikan prosesnya seperti berikut:

Proses Cancel Stock Order Direct Delivery

Proses ke-1

Berikut tampilan stock order jika pilih Cancel, dokumen ini dapat digunakan kembali dan di edit sesuai dengan orderan yang benar.

  1. Notifikasi status dokumen yang sudah di Cancel
  2. Pilih Reset untuk menggunakan kembali dokumen yang sudah di Cancel
                           

Proses ke-2

  1. Workflow dokumen sudah dikembalikan jadi draft setelah melakukan reset
  2. Confirm → untuk melanjutkan proses berikutnya dan Cancel untuk membuat membatalkan lagi orderan dalam status cancel.
  3. Pilih Edit untuk edit dokumen
                           

Proses ke-3

Kembali ke proses Langkah ke- 4, perhatikan bahwa dokumen bisa di reset dan digunakan kembali. Sekarang kita akan lanjutkan proses Stock Order (Direct Delivery) sampai selesai.

Langkah ke-6

Proses Purchase Order (Direct Delivery)

  • Place With Supplier, sistem membentuk Purchasa Order (Direct Delivery) secara otomatis dalam bentuk Draft ditujukan ke HO/ Gudang. Pada proses inilah dokumen tersebut dicek kembali dan diapprove oleh HO.
  • Klik Purchase Order (Direct Delivery) tersebut untuk melihat detailnya.
                           

Langkah ke-7

Berikut tampilan form Purchase Order (Direct Delivery) yang sudah dibentuk dan diterima oleh orang HO/ Gudang.

Perhatikan

Pada umumnya proses ini dilakukan oleh orang HO/ Gudang tetapi jika user yang diberikan dapat mengakses proses ini dapat dilanjutkan sesuai berikut:

  1. Klik Send purchase Order
    • Print → Printout PO
    • Cancel → Orang HO membatalkan orderan
  2. Pilih Edit jika ingin melakukan perubahan, artinya orang HO berhak melakukan perubahan dokumen lagi sesuai dengan kondisi perusahaan.
                           

Langkah ke-8

Berikut tampilan setelah Purchase Order (Direct Delivery) di approve oleh orang gudang, artinya Stock Order (Direct Delivery) yang sudah dibuat toko sudah di approve oleh HO dan akan mengaktifkan Receive in Store.

                           

Langkah ke-9

Kembali ke Stock Order (DD), Klik Receive in Store untuk menerima barang dari supplier.

                           

Langkah ke-10

Proses Penerimaan Barang di Toko

Proses penerimaan barang di toko disesuaikan antara kondisi lapangan dengan sistem, artinya bisa dilakukan penerimaan full dan bisa juga penerimaan partial (sebahagian).

Perhatikan

Pada sistem Turboly jika barang order lebih besar dari received maka sistem akan menolak dan dianjurkan untuk membuat orderan baru untuk barang yang lebih, untuk barang order lebih kecil dari received maka sistem akan mengarahkan untuk menerima barang secara partial atau menganggap barang kurang sudah final dan tidak dikirim lagi.

  1. Tentukan jumlah barang yang diterima
  2. Pilih Final Receive
                           

Sesuai dengan barang yang kita terima, sistem juga memastikan apakah barang kurang masih akan ada pengiriman berikutnya atau sudah final.

  1. Pilih Tidak, Penerimaan barang sudah Final jika barang tidak ada pengiriman lagi dari supplier tersebut.
  2. Atau pilih Ya, Masih akan ada pengiriman susulan jika supplier masih akan mengirim barang kurang sesuai jumlah orderan.
                           

Pada kasus ini kita akan coba memilih Ya, Masih akan ada pengiriman susulan artinya barang akan diterima partial/ sebahagian dan sistem membentuk Purchase Delivery sesuai dengan barang yang diterima, barang sudah masuk toko dan ada Back Order

                           

Barang sudah diterima ditoko sesuai dengan jumlah form.

Langkah ke-11

Setelah menerima sebahagian barang dari supplier, kembali lagi pada Stock Order (DD) dimana kita akan menerima kembali sisa barang yang sudah dianggap jadi Back Order. Klik Receive Store

                           

Langkah ke-12

Setelah pilih Receive Store, maka akan kembali lagi pada form penerimaan barang seperti berikut.

  1. Sesuaikan lagi jumlah barang yang diterima
  2. Pilih Final Receive untuk menyelesaikan proses penerimaan barang
                           

Langkah ke-13

Berikut hasil dokumen yang dibentuk dari semua proses diatas, melakukan 2 kali Stock Order (Direct Delivery) dan membentuk 2 Purchase Delivery (Direct Delivery).

  1. Workflow Stock Order (Direct Delivery) sudah Store Received → Proses sudah selesai
  2. Perhatikan ada 2 Purchase Delivery (Direct Delivery), membentuk 2 jurnal Toko dan 2 Jurnal HO, karena penerimaan partial dan membentuk Back Order
  3. Detail Stock Order (Direct Delivery) di update sesuai dengan Purchase Delivery (Direct Delivery)
                           

Kasus Multi Purchase Delivery (Direct Delivery) dan Multi Purchase Invoice

Langkah ke-1

Pilih Inventory - Stock Order (Direct Delivery) - New Stock Order (Direct Delivery)

Langkah ke-2

Toko membuat Stock Order DD dengan item = 1 dan qty = 1000 sampai proses Place With Supplier, artinya toko sudah mengirim pemberitahuan ke HO (gudang), sehingga sistem otomatis membentuk Purchase Order DD (Draft) sesuai dengan Stock Order DD.

                           

Langkah ke-3

Gudang menerima Purchase Order DD (Draft), silahkan buka Purchase Order DD tersebut, perhatikan detail Purchase Order DD sesuai dengan Stock Order DD.

                           

Langkah ke-4

Klik Send Purchase Order (HO/Gudang approve permintaan gudang ke Supplier). Purchase Order DD sudah sent artinya toko akan menerima permintaan barang.

                           

Langkah ke-5

Silahkan kembali ke toko, tombol Receive In Store sudah aktif, toko siap untuk menerima barang sesuai keputusan HO/Gudang.

                           

Langkah ke-7

Dilakukan penerimaan barang sebanyak 3 kali dimana akan membentuk 3 Purchase Delivery (Direct) secara otomatis oleh sistem.

Proses Stock Order (Direct Delivery)

  1. Purchase Delivery (Direct Delivery) 1 → 500 item

    • Klik Receive In Store
    • Edit form barang sebanyak 500
    • Klik Receive, pilih notifikasi Ya Masih Ada Pengiriman Susulan

    Berikut detail Stock Order Direct Delivery 1 dimana sisa barang = 500 item, membentuk 2 jurnal (Toko dan HO).

                               

  2. Purchase Delivery (Direct Delivery) 2 → 250 item

    • Klik Receive In Store
    • Edit form barang sebanyak 250
    • Klik Receive, pilih notifikasi Ya Masih Ada Pengiriman Susulan

    Berikut detail Stock Order (Direct Delivery) 2 dimana sisa barang = 250 item, membentuk 2 jurnal lagi (Toko dan HO) sehingga menjadi 4 jurnal.

                               

  3. Purchase Delivery (Direct Delivery) 3 → 250 item

    • Klik Receive In Store
    • Edit form barang sebanyak 250
    • Klik Receive, pilih notifkasi Ya Masih Ada Pengiriman Susulan

    Berikut detail Stock Order Direct Delivery 2 dimana sisa barang = 0 item, membentuk 2 jurnal lagi (Toko dan HO) sehinggan menjadi 6 jurnal.

                               

Perhatikan

Dari transaksi diatas dapat disimpulkan bahwa:

  1. Satu Stock Order Direct delivery bisa memiliki banyak Purchase Delivery (Direct Delivery) dimana akan membentuk 2 jurnal tiap Purchase Delivery (Direct Delivery).
  2. Multi Purchase Delivery (Direct Delivery) mengakibatkan multi Purchase Invoive dimana akan berhubungan dengan proses Kasus Multi Stock Return (Direct Delivery)→ Klik link untuk melihat prosesnya dan masuk pada bagian Multi Stock Return (Direct Delivery).

Comments