Skip to content

POS (Point Of Sale)

Pengertian POS (Point of Sale)

POS (Point of Sale) adalah program khusus yang dirancang untuk mempermudah transaksi penjualan yang dibutuhkan oleh pengusaha pertokoan dengan menggunakan sistem kasir yang tercatat.

Software POS ini terdiri dari tiga modul yaitu :

  1. Modul kasir hanya melayani penjualan.
  2. Modul Administrasi digunakan untuk berbagai macam transaksi pembelian dan invetarisasi semua transaksi.
  3. Modul Accounting membuat output laporan rugi laba, laporan perubahan modal, dan laporan neraca pada suatu perusahaan atau organisasi lainnya.

Cara Pengoperasian software ini cukup mudah dan dapat menyajikan data yang akurat dalam beberapa jenis laporan (stok, hutang, piutang, customer, supplier, penjualan, pembelian serta laporan keuangan dan lain-lain).

Software ini juga mampu memberikan history transaksi secara detail dan sistematis berdasarkan nama kasir hingga ke jam dan jumlah transaksi.

Apa itu retail sales ??

Penjualan produk yang melibatkan penjualan barang dan jasa langsung kepada konsumen.

Proses Sales

Role User

  • Role user yang diberikan akses :
    • Store Manager
    • Store Staff

Perhatikan

  • Sales approved tidak membentuk jurnal secara otomatis, perlu melakukan registers closure

Cara melakukan transaksi penjualan mengunakan cash/tunai

Langkah ke-1

  1. Klik menu Sales.
  2. Lalu klik + New Sale untuk membuat transaksi baru.

Langkah ke-2

  • Klik Sales untuk membuat nama customer.

Langkah ke-3

  1. Isi data customer.
  2. Jika sudah klik Save.

Langkah ke-4

  1. Nama customer akan muncul di kolom customer
  2. Masukan sku barang yang akan di input
  3. Masukan juga qty barang
  4. Klik + Add Item jika ada penambahan barang transaksi
  5. Nilai transaksi yang harus di bayar
  6. Kolom balance akan sesuai dengan to pay ketika kolom pembayaran belum di isi
  7. Total item : jenis barang yang di beli customer
  8. Total qty : jumlah qty yang di beli Customer

Langkah ke-5

  1. Pembayaran mengunakan cash
  2. To Pay pembayaran yang harus di bayar
  3. Jika cash melebihi to pay, maka akan muncul amount kembalian pada kolom change
  4. Selanjutnya klik tombol show

Langkah ke-6

  1. Saat ini sale di workflow draft.
  2. Nomer dokumen sales sudah terbentuk sistem.
  3. Detail payment transaksi
  4. Jika sudah klik tombol Complete.

Langkah ke-7

  1. Lalu muncul Konfirmasi sale.
  2. Klik tombol Cancel jika ingin kembali ke halaman sebelumnya.
  3. Klik tombol Ok jika ingin mengakhiri transaksi.

Langkah ke-8

  1. Saat ini sale di workflow sudah Completed
  2. Tombol email receipt akan muncul ketika dalam pembuatan data customer email di catat
  3. Klik Tombol Print untuk mencetak struk.

Edit Sales

Perhatikan

  • Merubah data penjualan (edit) hanya bisa dilakukan saat sales workflow draft saja.

Langkah ke-1

  1. Transaksi penjualan di workflow draft.
  2. Selanjutnya klik tombol Edit.

Langkah ke-2

  1. Klik tombol silang untuk menghapus list barang.
  2. Lalu klik tombol +Add Item untuk menampilkan kolom item baru.

Langkah ke-3

  1. Masukan sku baru.
  2. Lalu input qty.
  3. Selanjutnya klik tombol save.

Langkah ke-4

  1. Workflow kembali ke draft.
  2. Sku sudah dengan barang yang di rubah.

Perhatikan

Hanya workflow draft saja yang bisa di edit

Pembatalan Transaksi (Cancel)

Langkah ke-1

Pembatalan transaksi (cancel) hanya bisa dilakukan saat sales workflow draft saja.

  1. Transaksi penjualan di workflow draft.
  2. Selanjutnya klik tombol Cancel.

Langkah ke-2

  1. Lalu muncul Konfirmasi cancel sale.
  2. Klik tombol Cancel jika ingin kembali ke halaman sebelumnya.
  3. Klik tombol Ok jika ingin membatalkan transaksi.

Langkah ke-3

  1. Workflow sale detail berubah menjadi cancelled.
  2. Klik tombol <sales untuk melihat list barang barang cancel.

Langkah ke-4

  1. List transaksi cancel.
  2. Transaksi yang di cancel tadi.

Perhatikan

Hanya workflow draft saja yang bisa di edit

Fungsi lainnya

Penjelasan di atas tadi mengenai menu sale di store secara normal, namun ada beberapa fungsi-fungsi lainnya seperti pembayaran mengunakan :

  • Pembayaran mengunakan kartu kredit/debit,
  • Pengunaan discount manual/special,
  • Penambahan biaya pengiriman, hingga
  • Pembayaran dengan voucher

Di sini akan di jelaskan secara lengkap penggunaan menu menu tersebut.

Pembayaran menggunakan kartu kredit/debit

Bagaimana jika metode pembayaran menggunakan kartu kredit/debit??

Langkah ke-1

Saat memilih metode pembayaran diluar cash (debit/kredit/cust account).

  1. Klik drop down.
  2. Pilh metode pembayaran
  3. Klik Sales untuk memasukan nilai transaksi.

Langkah ke-2

  1. Akan tampil pembayaran yang di pilih.
  2. Masukan nilai transaksi pembayaran.
  3. Klik Sales untuk input nomer kartu.

Langkah ke-3

  1. Masukan nomer kartu debit/kredit.
  2. Klik tombol Cancel untuk kembali ke halaman sebelumnya.
  3. Klik tombol Ok untuk melanjutkan transaksi.

Pengunaan Manual Discount

Manual discount adalah Potongan harga per barang (per/sku), diluar discount promo yang memang sudah ada sebelumnya.

Sebelum menggunakan manual discount perlu ada settingan Manual Discount

Contoh :

Max manual item discount 50%

Langkah ke-1

  • Klik tanda ( - ) untuk memberikan manual discount.

Langkah ke-2

  1. Harga jual normal.
  2. Discount type artinya discount bisa di berikan dengan potongan amount atau persentase.
  3. Jika persentase tercentang maka discount yang digunakan potongan persentase.
  4. Maka potongan amount akan terhitung secara otomatis begitu juga sebaliknya.
  5. Final price = Harga setelah discount.
  6. Jika sudah klik save.

Langkah ke-3

  • Discount berhasil di berikan

Discount Melebihi Settingan Max Manual Discount

Max manual discount yang di berikan 50%.

Langkah ke-1

  • Discount yang diberikan melebihi max manual discount (51%).

Sebelum menggunakannya perlu ada setingg-an Manual Discount

Langkah ke-2

  1. Maka akan muncul keterangan Discount must not be over the maximum of 50,00% sistem menolak permintaan discount 51%.
  2. Untuk kembali ke halaman sebelunya klik Ok.

Pengunaan Special Discount

Special discount adalah Potongan harga untuk total seluruh pembayaran.

  1. Harga jual normal
  2. Discount type artinya discount bisa di berikan dengan potongan amount atau persentase
  3. Jika tercentang persentase maka discount yang digunakan potongan persentase
  4. Maka potongan amount akan terhitung secara otomatis begitu juga sebaliknya
  5. Final price = Harga setelah discount
  6. Jika sudah klik save

Sebelum menggunakan special discount perlu ada settingan Special Discount,

Contoh :

Max special discount yang diberikan 20%

Langkah ke-1

  1. Harga masing masing barang yang sudah ada discount sebelumnya.
  2. Total dari transaksi dua barang tersebut.
  3. Klik tombol edit di bawah special discount.

Langkah ke-2.

  1. Discount bisa di berikan dengan potongan amount atau persentase, jika di input persentase
  2. Maka potongan amount akan terhitung secara otomatis begitu juga sebaliknya.
  3. Klik tombol save.

Langkah ke-3

  1. Amount to pay sebelum special discount.
  2. Special discount 20% yang di berikan.
  3. Amount to pay setelah special discount.

Discount Melebihi Settingan Max Special Discount

Max special discount yang di berikan 20%.

Langkah ke-1

  • Discount yang diberikan melebihi max special discount (21%)

Langkah ke-2

  1. Maka akan muncul keterangan Discount must not be over the maximum of 20,00% sistem menolak permintaan discount 21%
  2. Untuk kembali ke halaman sebelunya klik Ok

Biaya Kirim (Shipping Cost)

Biasanya pengunaan tambahan biaya kirim ini digunakan untuk transaksi penjualan online. Sebelumnya perlu ada settigan shipping cost. Jika sudah sesuai maka bisa melakukan transaksi dengan menggunakan shipping cost.

Langkah ke-1

  • Saat di halaman POS klik tombol shipping cost.

Langkah ke-2

  1. Masukan nilai biaya pengiriman.
  2. Lalu isi data pengiriman.
  3. Jika sudah klik set shipping.

Langkah ke-3

  1. kolom total adalah nilai transaksi untuk barang.
  2. Nilai dari ongkos biaya pengiriman.
  3. To Pay adalah jumlah total pembayaran yang harus di bayarkan.

Penggunaan Voucher

Voucher merupakan potongan harga yang tidak bisa diuangkan pada saat itu juga, namun bisa dibelanjakan dalam bentuk barang sesuai nilai harga dalam voucher tersebut. Tujuan pemberian voucher sendiri adalah agar konsumen datang kembali dan melakukan sebuah transaksi.Sebelum menggunakan potongan voucher perlu ada settingan Voucher.

Penggunaan Voucher Standard

Seperti pada penjelasan sebelumnya bahwa voucher standard merupakan voucher yang diberikan saat penjualan dan dapat digunakan pada customer sebagai potongan harga pada transaksi berikutnya.

Langkah ke-1

Lakukanlah penjualan seperti biasanya:

  1. Pilh Sales
  2. Klik Stores
  3. Kemudian pilih Sales
  4. Pilih New Store Sale

Langkah ke-2

Tampilan input barang pada form, sebelum ditambahkan Voucher.

  1. Detail barang yang dibeli
  2. TO PAY total yang harus dibayar

Langkah ke-3

Setelah selesai input barang yang akan dibeli customer, maka klik tap Voucher untuk memberikan voucher sesuai dengan ketentua yang sudah di setting pada sistem.

Langkah ke-4

  1. Pilih Add Voucher
  2. Masukkan SKU atau Kode Voucher yang sudah dibuat sebelumnya dan perhatikan total TO PAY dimana harga voucher sudah ditambahkan pada total pembelian barang.
  3. Perhatikan detail voucher apakah sudah sesuai dengan ketentuan yang berlaku
  4. Pilih Save jika sudah selesai dan Cancel untuk membatalkan/edit pembelian

Langkah ke-5

Setelah Save maka akan terbentuk dokumen draft transaksi.

  1. Pilih Complete jika barang dan voucher sudah benar
  2. Klik Cancel untuk membatalkan penjualan dan cancel untuk mengubah status trasaksi menjadi cancel
  3. Pilih Edit jika masih ingin melakukan perubahan pada penjualan

Langkah ke-6

Klik OK untuk menyelesaikan transaksi dan pilih Cancel untuk kembali kehalaman sebelumnya

Langkah ke-7

Pehatikan detail penjualan yang sudah terbentuk, ditunjukkan pada SKU ke-2, sudah menyertakan kode voucher yang sudah dibeli dan dapat digunakan pada pembelian barang berikutnya.

Berikut tampilan pada Receipt dimana akan digunakan sebagai bukti oleh customer pada transaksi berikutnya:

Langkah ke-8

Untuk membuktikan bahwa Voucher tersebut dapat digunakan oleh customer, kita dapat mencobanya dengan melakukan pembelian berikutnya dengan customer yang sama. Setelah memasukkan barang dan jumlah yang akan dibeli customer, maka Klik Voucher yang dibawah pembayaran.

  1. Pilih Add Voucher Code untuk memasukan kode voucher.
  2. Isilah sesuai Kode Voucher yang sudah diberikan pada pembelian sebelumnya
  3. Klik Check → memastikan apakah voucher masih berlaku atau tidak

Langkah ke-9

Perhatikan detail hasil pengecekan sistem:

  • Status → Valid
  • SKU voucher → VOC-001
  • Value → 200.000

Klik Save untuk menggunakan voucher tersebut.

Penggunaan Voucher

Langkah ke-10

Perhatikanlah tampilan dibawah:

  1. TO PAY total pembayaran yang harus dilakukan customer
  2. Total pembayaran Cash dan Voucher digunakan untuk melakukan sebagai potongan terhadap total pembayaran
  3. Change terlihat bahwa nilai voucher sudah digunakan untuk potongan harga
  4. Klik Save untuk menyimpan transaksi dalam bentuk draft
  5. Cancel untuk membatalkan transaksi

Langkah ke-11

Setelah penjualan disimpan, tentu akan membentuk draft dimana masih bisa dilakukan:

  1. Pilih Complete untuk menyelesaikan transaksi
  2. Klik Edit untuk melakukan perubahan kembali pada penjualan
  3. kemudian pilih Cancel jika membatalkan transaksi

Langkah ke-12

Pilihlah OK pada pop up yang muncul untuk konfirmasi transaksi tersebut dan Cancel untuk kembali ke halaman sebelumnya.

Langkah ke-13

  1. Sales Complete → Notifikasi bahwa penjualan sudah berhasil
  2. Print Receipt → Print bukti Transaksi
  3. Edit → Berguna hanya untuk edit pembayaran dan detail toko

Tampilan bukti transaksi

Penggunaan Voucher Batch

Sesuai dengan pengertiannya bahwa voucher batch merupakan voucher yang dicetak secara massal melalui sistem lalu dijual atau diberikan pada pelanggan untuk dapat digunakan kembali sebagai potongan harga pada transaksi. Untuk menggunakan voucher ini harus sesuai dengan settingan Voucher yang sudah ada pada sistem sebelumnya.

Langkah ke-1

Sebelum melakukan penjualan lakukan pengecekan voucher pada product, untuk memastikan settingan yang sudah ada.

  1. Pilih modul Product
  2. Lalu klik Vouchers
  3. Kemudian klik Vouchers Batch Issue
  4. Terlihat list voucher yang sudah di setting pada sistem, dimana bisa dilihat summarynya, Nama Voucher, Total Vouchers dan masa berlaku vouchers (Valid - Expired). Klik Reference untuk mendownload kode vouchernya.

Langkah ke-2

Download Kodes merupakan kode yang sudah diberikan kepada pelanggan dan digunakan untuk transaksi pembelian.

Langkah ke-3

Perhatikan

Voucher kodes didownload dalam bentuk file Excel dan kita anggap sudah dijual/ diberikan kepada customer.

  1. Details Kode Vouchers
  2. Kode - kode voucher yang dibentuk sistem.

Langkah ke-4

Lakukanlah sales seperti biasa, perhatikan total TO PAY dimana akan digunakan salah satu voucher untuk membayar transaksi tersebut.

Langkah ke-4

  1. Klik + Add Voucher Code
  2. Masukkan salah satu Voucher Code yang sudah dimiliki pelanggan sesuai daftar yang didownload lalu klik Check
  3. Perhatikan detail voucher setelah sistem melakukan pengecekan
  4. Pilih Save untuk menggunakan voucher tersebut.

Perhatikan

  1. Voucher kodes harus valid sebelum transaksi diselesaikan, artinya voucher belum pernah digunakan dan masa berlaku masih aktif.
  2. Klik tanda X untuk membatalkan atau kembali ke halaman sebelumnya

Berikut tampilan sistem ketika voucher kode tidak valid

Langkah ke-5

  1. Total TO PAY yang harus dibayar customer sebesar Rp. 226.000,00
  2. Nilai Voucher Code yang sudah digunakan untuk membayar transaksi sebesar Rp. 150.000,00
  3. Berarti setelah menggunakan voucher pembayaran kurang Rp. 76.000,00
  4. Save transaksi jika sudah benar dan Cancel untuk membatalkan transaksi

Langkah ke-5

Transaksi berhasil disimpan dalam bentuk draft, pilih Complete untuk menyelesaikan, pilih Edit untuk melakukan perubahan dan Cancel untuk membuat status transaksi menjadi cancel.

Langkah ke-6

Pilih OK pada pop up yang muncul dan Cancel untuk kembali kehalaman sebelumnya.

Langkah ke-7

Sales complete dan sudah berapa pada workflow completed artinya transaksi sudah selesai, tombol Edit berfungsi berfungsi untuk melakukan perubahan pada bagian Pembayaran dan detail toko.

Print Receipt sebagai bukti transaksi kepada customer

Pembayaran menggunakan Customer Account

Customer Account merupakan sistem pembayaran pada sistem Turboly yang memungkinkan customer untuk hutang, secara proses bisnis proses ini dilakukan pada toko retail dimana pembayaran dilakukan setelah barang diantar. Proses transaksi pada sistem akan dilakukan sampai complete Kemudian membentuk AR (Account Receivable).

Perhatikan

Fitur ini membutuhkan settingan khusus pada company setting yang dilakukan oleh Company administrator.

Langkah ke-1

Berikut adalah langkah - langkah proses penggunaannya pada sistem dengan dengan melakukan penjualan barang seperti biasa pada Sales di toko dimana nantinya pada proses pembayaran akan dipilih Customer Account.

  1. Pilih module Sales
  2. Klik drop down Stores
  3. Kemudian pilih Sales
  4. Lalu +New Store Sales

Langkah ke-2

  1. Details item/ barang yang dibeli customer, untuk menambah item klik + Add Item
  2. TO PAY total pembayaran yang akan dibayar melalui Customer Account
  3. Klik drop down dan pilih Customer Account
  4. Klik tanda + untuk add pembayaran customer account.
  5. Save transaksi jika sudah selesai dan pili Cancel untuk membatalkan transaksi.

Langkah ke-3

  1. Sale sudah pada status draft
  2. Pilih Complete untuk menyelesaikan transaksi dan Cancel untuk kembali ke status Draft
  3. KLik Edit untuk melakukan perubahan kembali

Langkah ke-4

Akan muncul pop up untuk konfirmasi pembayaran, pilih OK complete salas dan Cancel untuk kembali ke halaman berikutnya.

Langkah ke-5

  1. Status sale sale sudah Complete
  2. Muncul Add Payment khusus untuk pembayaran customer account
  3. Print receipt bukti transaksi
  4. UNPAID AMOUNT merupakan total hutang customer yang nantinya akan dibayar menggunakan Customer Account
  5. Tombol Edit berfungsi untuk melakukan perubahan kembali pada bagian pembayaran dan detail toko

Langkah ke-6

Setelah barang diantar dan diterima oleh customer barang maka barang tersebut harus segera dibayar dan pada sistem akan dilakukan pembayaran melalui Add Payment

  1. UNPAID → total hutang yang harus dibayar customer
  2. Pilih jenis pembayaran sesuai dengan penerimaan pembayaran, pada kasus ini di misalkan menggunakan pembayaran Cash
  3. Pilih Save untuk menyimpan pembayaran dan pilih Cancel untuk membatalkan dan kembali ke halaman complete sales

Langkah ke-7

Setelah Add Payment maka total UNPAID sudah tidak ada lagi karena hutang sudah dibayar

Berikut detail transaksi pada receiptnya

Edit Complete Sale

Edit complete sale adalah merubah data penjualan toko yang sudah completed

Role User

  • Role user yang memberikan akses :

    • Platform Administrator
  • Role user yang diberikan akses :

    • Company Administrator (With permission POS settings)

Perhatikan

  • Edit complete sale hanya bisa dilakukan sebelum melakukan registers closure

Ada dua metode edit complete sale :

  1. Penjualan biasa
  2. Penjualan dengan customer account

Penjualan Biasa

Langkah ke-1

Halaman sales list

  1. Status sale completed
  2. Klik nomer dokumen Sales

Langkah ke-2

Halaman details sales

  1. Workflow completed
  2. Klik tombol edit, maka sistem akan menampilkan halaman POS

Langkah ke-3

Halaman POS, apa saja yang bisa di ubah ?

  1. Merubah nama customer
  2. Merubah nama salesperson
  3. Merubah metode Pembayaran

Tidak bisa merubah

  • Merubah sku, qty dan menambahkan product

Langkah ke-4

Halaman details sales

  1. Nama customer sudah berubah
  2. Nama salesperson sudah berubah
  3. Metode pembayaran juga sudah berubah

Penjualan Dengan Customer Account

Langkah ke-1

Halaman sales list

  1. Status sale completed
  2. Klik nomer dokumen Sales

Langkah ke-2

Halaman details sales

  1. Workflow completed
  2. Pembayaran yang salah mengunakan BCA Credit Card
  3. Klik tombol edit, Maka akan muncul pop up edit sales

Langkah ke-3

Apa saja yang bisa di ubah ?

  • Hanya bisa merubah payment type kartu debit dan kredit

Tidak bisa edit

  • Pembayaran mengunakan cash
  • Merubah amount

Langkah ke-4

Halaman details sales

  1. Akan muncul di setiap notes perubahan pembayarannya
  2. Pembayaran dari BCA credit card sudah berubah ke Mandiri credit card

Video

Comments